DTPユーザーのためのWeb再入門[番外編]ファイル添付のマナーとルール/鷹野雅弘

投稿:  著者:  読了時間:4分(本文:約1,800文字)


軽めのファイルならメールに添付して送付するのが、ずいぶん当たり前になった。一方、受け取った方はいうと、すんなり開けないこともある。年末最後の番外編として、ファイル添付のマナーとルールについて考えてみたい。


●作成アプリケーションとバージョンを明記しよう

Illustratorひとつとっても、5.5/8.0/9.0/10/CS/CS2と、さまざまなバージョンが存在する。送信側と受信側でバージョンが異なると抜け落ちるものがあったり、開けないこともある。「Illustrator 8.0形式で保存」のように、最低限、バージョンを明記しておきたい。WordやExcelなどのOffice関連のファイルも同様だ。

●複数のファイルを送る場合にはファイル数を明記する

3つ4つならOKとしても、バラバラと10個くらいのファイルを送る場合、ファイル数を明記しておけば受け取った側で確認しやすい。さらにファイル名をリストアップしておけば、万が一、ファイル名の文字化けがあっても受け取った側で修正しやすい。

●ページものにはページ数を明記する

PDFファイルなど、ページもの(複数ページで構成するファイル)にはページ数を明記しておくとよいだろう。1ページ目しか見ていないというケースが稀にある。

●今一度、ファイル名について考えてみる

たとえば「ABCコーポレーション」に対して見積書を添付する場合、多くの方が「ABCコーポレーション_見積.pdf」のようにファイル名を設定するだろう。しかし、受け取った方はというと、自社名である「ABCコーポレーション_見 積.pdf」がたくさん存在してしまうことになる。

逆に、送り主の会社名だけにすると、今度は送り主側で同様の事態が起きるので「ABCコーポレーション_見積_fromスイッチ.pdf」のようにファイル名に、送り主の会社名を入れておくようにすればよいのではないかと考える。

●受信側にとって負担かもしれないとことも想定してみる

ブロードバンド時代の昨今、10MBくらいのファイルでも大丈夫という方がいる一方、
・外出先でPHSカードで通信している(添付ファイルをはじくことはできますが……)
・メールサーバの制限で、一定以上のファイルサイズは受け付けないなど、必ずしも受け取れるわけではないことを忘れずにいたい。

参加するプロジェクトによっては、CCやメーリングリストによって大量のメールが行き交うことがあるが、添付ファイルにいたってはほぼ無関係なものも少なくない。シェアする事実は重要だが、度を超すとちょっとヘビーだ。

会社によっては、EXEだけでなく、ZIP形式もNGなどのハウスルールが存在することもあるので、あらかじめて確認しておきたい。

●面倒そうだが、FTPしてダウンロードしていただくことも検討したい

メールそのものが遅延・不達が当たり前になりつつあるが、添付ファイルがあるとさらにその確率が高まる。相手に送りたいファイルがある場合には、自社サーバなどにアップして、そのURLを教えるといった方法も検討したい。

自社サーバがない場合、Yahoo!ブリーフケースなどの利用も検討できる。受け取り側の不手際などで再送を依頼される場合、外出先からだと送れないといった事態を回避できるが、リンク切れに注意したい。

●まとめ

上記は、長年のトラブル(送り側/受け取り側)がネタだ。さらにいえば圧縮方法なども触れなければならないところ。まとめると、送り先の環境やスキル、状況を考慮して、一歩先回りして気配りするということだろうか。

これといったコツや、ハウスルールがあれば、ぜひコメントなどいただければ幸いです。

どうぞ、よいお年を。

【たかのまさひろ】takano@swwwitch.com
トレーナー・テクニカルライター・デザイナー
株式会社スイッチ代表 < http://swwwitch.jp/ >
モスバーガー店員から英会話塾講師、職業作詞家等、100以上の職種を経験後DTPやWebの制作、トレーニング、ライティングは飽きずに10年。

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by G-Tools , 2006/12/22