4/14「まにまにフェスティバル」やっちゃうよー[05]やったよー(前編)準備から後片付けまで/川合和史@コロ。

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......ども、デジクリ5度目の登場、川合です。(ぺこり)

これまでデジクリで4回に渡って見どころ紹介をしてきた「まにフェス」こと、まにまにフェスティバルですが、先週14日、無事開催することができました!ご来場いただいた方、出展・出演いただいた方、応援いただいた方、スタッフ、関わっていただいたすべての方々のおかげです。ありがとうございました!

ご来場いただいた方の数は延べ1000名弱と、おかげさまで予想以上の大盛況となりまして、ひとまずはほっと胸をなでおろした、というところです。

土曜に開催して今日はもう翌週の木曜だというのに、後片付けがまだまだ全然終わっていないんですけどね......開催日の夜からずっと片付けてるのに。何をそんなに片付けているの? と思われる方もいらっしゃると思いますので、今回は「準備」から「後片付け」まで、本番以外の裏側を少し、ご紹介。

そんな話より本番のことを、という方は、今日明日あたりから順次、サイトで出演者メッセージや、一部ステージの講演資料などを公開していきますので、そちらをチェックしてみてください。また、4Fで行われた各セッションにご参加いただいた方には、そちらのフォローアップメールも、数度に分けてお送りしますので、今しばらくお待ちください。あ、次回は少し本番のお話をすると思います。たぶん。

さて、では「準備」のことから。




私たちがイベント(主にセミナー)開催を考えるとき、一番初めに決めるのは、「内容」か「会場」、「日程」です。内容、といっても、最初から細かいことまで決めるわけではなくて、「こんな感じのイベントしよう」程度のものです。

「何をするか」「どこでするか」「いつするか」と、どれから先に決めるかは、その時々によって違います。また、「どこで」と「いつ」は、かなり密接で、片方がもう片方に大きく委ねられます。というのも、自分たちで会場を持っているわけではないので、「どこで」を固定すれば、そこの空き状況に左右され、「いつ」を固定すれば、その時に空いている会場を探すことになるからです。

密接だからこそ、同時に考えることが多いですけどね。例えば「4月にやりたいけど、産創館って空きあるかな?」と調べて、空いてる日があれば、その日に決めてしまう、という具合に。

もっとも、どちらかといえば、「何をするか」から考えることが多いです。基本、私たちがイベントをする動機は、営利は二の次で、単純に「やりたいから」って場合がほとんどなので。

会場や日程から入る場合というのは、ちょっと打算的な時か、外部から依頼があったか、ですね。打算的、というのは、「前はあそこで開催したから、次はここにしよう」とか「その会場で開催すると、あそこに協力してもらいやすいから」とか、「いついつ開催に備えて、この時期に先にこれを」とか。「相談したら条件付で無料で借りられそう」なんていうのもあります。

なんにしても、「いつ」「どこで」「何を」が決まれば、イベント準備の半分は片付いたようなもの。それくらいに大事な部分です。

では今回の「まにフェス」がどうだったかというと......かなりのイレギュラーで。実は、4/14に考えていたイベントが、ちょっとした事情で白紙に戻っちゃって。予約した会場だけが残ったんですよね。で、せっかく押さえた会場をキャンセルするくらいなら、ということで、あたためていた企画を引っ張り出してきて、無理やり突っ込みました。(笑)

その分、準備期間が圧縮されて、大変な思いをしましたけど。ま、そんなこともありますよという話です。

準備の残りの半分にはどんなものがあるかといえば、「内容の詳細を詰める」「講師のアサインと条件交渉」「広報」「申込受付」「申込者への案内」「備品の手配」「スタッフの手配」あと「協力依頼」「協賛依頼」といったところです。

残り半分がやけに多いな、って思われそうですが、ある程度はやることが自動的に決まってくる性質のものなので、ここは粛々と進めるのみ、といった感じで。ただ、順番と時間でいつも苦労しますね。

例えば、詳細が詰まってないと広報が上手くできないし、広報が上手くできないと申込が進まないし、協力も得にくくなるし、と。で、順番の前のほうが押すと、後ろがどんどん詰まってきて。まあ毎回のように、その辺りで泣かされています。

じゃあ準備期間をたっぷり取って早くから始めればいい、と思われそうですが、Web周りのことを主に扱っていると、ネタの鮮度がそんなに持たないので、結局ある程度開催が近づかないと、詳細が詰まってこなかったり、用意していた話が覆ったりするんですよね。難しいところです。

ともあれ、そんなこんなで準備を進めたら、あとは本番。本番はもう、ただただ想定どおりに事が運ぶのを祈るのみ......なんですが、アクシデントはつきもの。アクシデントに備えるのも準備のうちなので、まあ準備がしっかりできていれば本番は比較的(裏方は)楽だったりします。体はきついですけどね。

そして、後片付け。撤収作業や備品整理だけじゃありません。アンケート集計、告知サイトの終了処理、講師はじめ関係各位へのお礼と報告、参加者へのお礼とフォローアップ、次回開催の告知、感想ヒアリングなどなど、終わってからも、準備に近いくらいの作業が待っています。

それぞれの作業内容についてはある程度ご想像いただけると思いますが、今回、何をそんな手間取っているかというと、イベント規模が大きくて、報告のために用意する素材が普段よりずっと多いことと、関係者の数がものすごく多くて、ちょっとした連絡や取りまとめも、その分膨れ上がっていて。

だいたい私たちが普段開催しているセミナーイベントが、講師3人、スタッフ5人、その他関係者が2〜3社とすれば、今回の「まにフェス」は、ざっとその5倍以上は関わっていて。人の数が5倍になると、対応の手間は5〜10倍くらいって感じです。

でも「後片付け」にも、準備ほどでないにせよ「期限」があるわけです。しかも、後片付けの期限ってイベントの大小に関わらず、常識的な範囲で同じだったり。ああ、なんか、どんどん泣き言になってきていますね。(笑)

当たり前のことで、分かっていたことなんですが、まにフェスを通じて改めて、身をもって痛感した後片付けのポイントは「後片付けの準備も事前準備のうち」ということ。本番終わってから後片付けを始めてたのでは遅いってことです。(いや、いつもはそれでも何とか、ごまかしごまかしやってたんですけど)

皆さんがイベントをされる時は、こうならないように気をつけてくださいね。では、後片付けに戻るとします......

・まにフェス、参加された方も、参加できなかった方も、こちらをまた是非。
< http://m2.cap-ut.co.jp/fes/ >
開催報告を近日更新。それからしばらく更新が続きます。

【川合和史/合同会社かぷっと 代表】
< http://cap-ut.co.jp/ > < koro@cap-ut.co.jp >
< http://twitter.com/cap_ut > < http://www.facebook.com/caputllc >

準備だの片付けだのはいいから、「まにフェス」の話を聞かせろって?あの、すいません、お話の材料をまとめる準備が間に合いませんでした。(・ω< )テヘペロッ