おかだの光画部トーク[102][CSS Nite in KOBE, Vol.2]無事終了しました/岡田陽一

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さて、何度か光画部トークでお知らせしていた[CSS Nite in KOBE, Vol.2〜デザイン再考(サイコー!)」が一昨日、6月30日(日)に無事終了しました。

......と言っても、このテキストを書いている時点では、まだ昨日の出来事なので本当に終わりたてホヤホヤの状態です。

最終的には、参加者数172人。出演者・オペレーションスタッフの19人をプラスすると、会場でイベントに参加していた人は、総勢191人でした。

当日のセッション内容に関しては、参加者のみなさんがブログなどで感想を書いてくださると思うので、ここでは、イベント運営のジレンマ的な、難しく感じたことをお伝えしてみようと思います。




まず、会場についてですが、希望の条件を全て満たす会場はなかなかないのが現状です。

・200人程度のキャパ
・天井の高さ
・スクリーンが大きい
・プロジェクターの解像度と明るさ
・会場を使える時間帯
・インターネット回線
・携帯電話の電波の具合
・駅からの距離
・会場周辺のコンビニや飲食店の様子
・金額(会場使用料)

など、挙げるとキリがありませんが、もちろん全て完璧な会場などないので、どこかを妥協することになります。

その妥協した部分を、どう補うかも大切です。例えば、会場が駅から距離があり、周辺に飲食店などがないのであれば、事前になんども告知したり、公式サイトで誰もが会場までたどり着けるような道順を掲載するなど。

一般の参加者が使用可能なインターネット回線がなく、無線LANが用意できていない場合は、会場でTwitterでのTweetをやたらと催促するのは、ナンセンスですし、多くの人数が各自のスマホでテザリングを使ってネットに繋ぐと、一気に回線がパンクしてしまいます。

その場合、スタッフのオペレーションの連絡網にスマホを使っていると、なかなか繋がらない状況で、支障をきたすため注意が必要です。

天井の高さは、スクリーンのサイズと直結するので、大人数のイベントで後方からプロジェクターの画像を見やすい状態で映すには、重要な要素です。この天井の高さが高く、スクリーンを大きく使える会場は、普通はレンタル料が結構高くなるので、リスクも大きくなります。

そして、より多くの要望を満たした会場は、イコール使いやすく需要が高いため、なかなか希望する日が空いていないことが多い。会場が空いている日と、出演依頼を予定している人のスケジュールが上手く合うことなんて至難の業です。おまけに、他の地方や近隣のイベントとの調整まで必要になってきますから、まさしくパズルです。

多くの主催者は、とにかくイベント内容やテーマや出演者を決める前に、先に会場だけ押さえ、そこからスタートしていたりします。

そうやって会場を決めたら、参加申込みの手段。会場レンタル料や出演者の講師料などで赤字が出ないように、金額を設定しますが、ここでも大きなリスクがあります。

ちゃんと人数は集まるのだろうか? 人数が集まっても、ちゃんと当日参加してくれるのだろうか? 性善説で考えることができるといいのですが、必ずと言っていいくらい、申込人数の10%が当日キャンセルします。

前回Vol.1の時は、全員当日会場支払いの状態で、150人の参加申込みがあり、15人が当日キャンセルでしたし、今回は、86人が当日会場支払いを選択していて、9人が当日キャンセルでした。統計というのは凄いです。

ということもあり、事前支払いを導入し、事前支払いを選択していただくために、早期割引などを導入し、なるべく事前に決済していただくような施策を考えます。

多くのイベントでは、事前決済のみにしているようですが、これはこれでリスクがあります。事前決済の場合、入金確認などが必要ですから、少なくとも数日前には申込み締切りになります。例えば、定員にまだまだ達していない場合でも、事前決済のみであれば、募集締め切らざるをえない状況になります。

当日空きがあるなら参加したいと思っても行けないのは、参加者にとっても、主催者にとっても、出演者にとってももったいない話です。

なので、今回も、当日支払いもアリで、直前まで申込み可能としていました。幸い、イベント開催日1か月前に定員としていた150人に達して、30人分増席するくらいだったので、今回はそこまで影響しませんでしたが、難しい問題です。

更に言うと、事前決済していただいている人は、当日突然都合が悪くなってキャンセルしても、返金可能期日を過ぎてキャンセルになるので、不参加なのにお金は戻ってきません。

当日支払いを選択している人は、突然来なくても、お金は支払わなくて痛くも痒くもないという、不公平な状況が出来てしまいます。これも非常に悩ましい問題です。

これに加えて、本編終了後の懇親会の企画と諸々手配や準備などもあります。これはこれで規模にもよりますが、本編と同様の問題が色々と発生しひとつづつ調整し、問題をクリアしなければなりません。

このようなジレンマを抱えつつ、より質が高く満足度を感じるイベントに仕上げるために、出演者とのやりとり、スタッフと当日のオペレーションの調整など、裏ではてんてこ舞いしています。

そして、参加者が「来てよかった!」と思えるようなイベントをできるだけ続けられるように、協賛していただける企業や団体、個人の皆さんに、イベントの説明や、協力のお願いなどにあちこち回ったり......。

などなど、ひとつイベントを開催するに当って、本当に色々とこなさなければいけないタスクがあります。

わたしなんかは、まだたった2回の経験しかないのですが、月曜担当、8月10日には「まにフェス」という大きなお祭りイベントを開催する、かぷっとの川合さんや、わたしの周囲で多くの質の高いイベントを企画・主催して長く継続している人たちは、本当に凄いと改めて感心しますし、尊敬します。

イベント直前と終了直後は、「いったい何をやってるんだろ。もう二度とやりたくない」なんてとてもネガティブな気持ちになりますが、既に次の開催も決まっているので、そんなことも言ってられません。

今回も多くの反省や発見、気付きがあったので、今後の糧にして更にクオリティを高めて行きたいと思います。

【岡田陽一/株式会社ふわっと 代表取締役 ディレクター+フォトグラファー】
< mailto:okada@fuwhat.com > < Twitter:http://twitter.com/okada41 >

前回お知らせした航空写真家の友人が写真展が昨日オープン、7月13日(土)まで開催してます。普段見ることの出来ない、特別な場所からの光の風景。東京方面のみなさん、是非、時間作って見に行ってみてください。

●「発光都市 TOKYO PHOTO EXiBiTiON 航空写真家 野口克也写真展」
会期:2013年7月1日(月)〜7月13日(土)
cafe 15:00〜19:00 bar 19:00〜(日祝定休)
会場:Galley mu 東京都渋谷区神山町5-6 渋谷酒販会館B1F
Tel.03-5790-9906
< http://ameblo.jp/aerophotographer/entry-11534529382.html >