Take IT Easy![22]新入社員がコミュニケーションを取り損なっている4つの理由/若林健一 / kwaka1208

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2014年度が始まって3か月、今年の新入社員を迎えられたみなさん、新人さんとのコミュニケーションは取れていますか?

「どうして、一言聞いてくれないの?」「なんで、勝手にやっちゃうの?」「ほう・れん・そう、だって言っただろ!」などなど、新人さんとうまくコミュニケーションが取れなくて、困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

「最近の若いのはコミュニケーション能力が欠けてる!」そう思う前に、新人さんには新人さんなりの理由があるということを、あなた自身が理解することも必要かもしれません。




●理由その1:あなたが忙しそうにしているから、話しかけにくい

「今、話しかけるな」オーラだしてませんか?何か聞きたいこと、相談したいこと、報告したいことがあっても、いざ話しかけようとすると、あなたが忙しそうにしている。

新人さんからすれば、「自分の仕事なんて、まだまだ重要度は低いわけだし、忙しいところ話しかけるのは申し訳ない」と思っているのかもしれません。そうしてタイミングを探っているうちに、定時になったり仕事の状況が変わったりしてしまったり、報告や連絡が遅いと言われる。そんな悪循環になっているのかもしれません。

とはいえ、いつでもOKというわけにもいきませんし、しょっちゅう割り込まれたらたまったものではありませんので、相談や報告をする時間を決めるのもひとつのやり方です。

毎朝始業直後、お昼休みの後、終業一時間前など話をする時間を決めておくといいでしょう。予め決めた時間なら声を掛けやすいですし、聞く方も準備ができます。急な都合でキャンセルしなければならなくなっても、双方の精神的負担は軽くてすみます。

●理由その2:否定されたくない、怒られたくない

未熟なところも多くて、怒りたくなることも多々ありますが、新人さんとはいえひとりの人間です。否定されたくないし、怒られたくはありません。あなたも自分と同じレベルを求めてはいけないと分かっていても、ついイラっとしてしまうこともあるでしょう。

感情に任せて罵ったり、言葉遣いが荒くなっていると、新人さんは話がしにくくなります。イラっとして、つい声を荒げてしまったとしても、あなたは新人さんの人間性までを否定するつもりはないはず。その点を明確にするような話し方を心がけましょう。

ただ、なかなか伝わりにくい部分でもありますし、そのつもりがなくても新人さんが「私自身を否定されている」と思い込んでしまう場合もあります。多少恥ずかしいかもしれませんが、「仕事のやり方について指導しているのであって、あなたの人間性を否定しているわけではない」ということを直接的に話す機会も必要だと、私は思っています。

●理由その3:どこで諦めるべきかを迷っている

新人とはいえ任された仕事ですし、分からないところがあっても今はネットであれこれ調べられる時代ですから、なんとか自分で解決したいと思っているに違いありません。

しかし、色んな情報が混在していて、どれを頼ればいいのかわからないということもありますし、そもそも目的の情報が見つからないことだってあります。

そんな時に、「あともうちょっとでなんとかなる」と思っているうちに時間切れ。理由その2の否定されたくない、怒られたくないという気持ちがこのチキンレースを引き起こしてしまう場合もあるようです。

こういったケースに基準を設けるのは難しいのですが、理由その1と同じように、時間で区切っていくのが効果的だと思います。一日の決まった時間ではなく与えたタスクごとに相談タイムを設定し、その時点で困っていることをまとめて相談できるようにすれば、諦めもつくというもの。

ただし、相談タイムギリギリまでチャレンジするのではなく、相談タイムには相談したいことが整理されている状態にすることを意識させるべきです。

●理由その4:周囲が気になる

理由その2と似ているのですが、気になるのはあなた自身ではなく、その周囲のみんなです。自分が怒られているところを他の方に見られたくない、年の離れた上司や先輩社員なら言いやすいことでも、年代の近い社員に聞かれたくない、そんな風に感じている新人さんもいらっしゃるようです。

「そんなこといちいち気にするな!」と思われるかもしれませんが、そうは言ってもそれでコミュニケーションが取れなくては元も子もありません。この場合の対策は、個室など周囲に人が居ない環境で話をするしかありません。いつでも使える個室を確保するのは職場によっては難しいと思いますので、必然的に時間を決めてということになるでしょう。

●日々のコミュニケーションを定着させることが先決

どんなに親しい友人や親戚でも、長い間連絡を取っていなかった相手に電話をかけたりメールを送ったりするのがためらわれるように、仕事上でも日々の小さなコミュニケーションの積み重ねが大切。時間と場所を決めて定期的にコミュニケーションを取っていくうちに、話しやすい雰囲気ができていくはずです。

定着するまでは、話すことがなくても、決まった時間、決まった場所で顔を合わせることを繰り返すことが必要です。話すことがないからといってその時間をキャンセルしてしまうと、また距離が開いてしまいますし、顔を合わせれば話したいことはでてくるものです。

#モノづくりの現場から

【若林健一 / kwaka1208】 kwaka1208@pote2.net
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