子だくさんIT社長のFileMaker日記[15]FileMakerで業務改善だ!/茂田カツノリ

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どうも、このところの連続関西出張を楽しんでいる茂田です。

●「Excel禁止」が業務改善の第一歩だ

Excelは素晴らしいソフトだ。使い方をしっかり覚えれば、その場その場で臨機応変に集計作業をこなすことができる。しかし、たとえば毎月同じ形での集計を実行する場合、まったく同じコピペ作業を繰り返さねばならない。また、常に最新データを閲覧するためのファイル共有機能も、やや不十分である。

一方FileMakerは、ビジネスロジックに合致したデータベース構造を持たせ、さらにその出力結果を所定の形式で出力させるところまで完全自動化できる。また、FileMakerには独特のファイル共有機能があるので、そうした作業の途中経過のすべてにおいて、複数ユーザでの情報共有が可能。Excelのようにファイルをメールで送ったり、共有ドライブに置いて担当者ごとに追加をするといった、煩わしい作業は不要となる。

集計においても、FileMakerは柔軟かつ複雑なものをこなせる。しかし、残念ながら日本においてその活用法の周知がいまひとつであり、Excelに書き出して集計しているという話をよく聞く。せっかくFileMakerに自在な集計機能があり、煩わしいエクスポート、インポート、コピー&ペーストなどしなくても一瞬で結果が得られるのに、もったいない話だ。



「FileMakerに詳しい人」と目されている人のレベル差が大きい点も、問題ではある。もし、頼りにしているデータベース開発者がクロス集計の実現方法をうまく説明できなかったら、ちょっとヤバいと思ったほうがいいかも。

ということで、Excel+手動操作により属人的にこなしていた業務について、FileMakerにそのビジネスロジックを組み込んで自動化させることで、大幅な省力化が可能になる。

この場合、もちろんFileMakerデータベースの開発費はある程度かかる。費用は難易度によるが、僕の会社で請け負う場合は50万円から300万円くらいの範囲となることが多い。これはそれなりの金額だが、人間一人分の仕事を自動化できるなら安いもの。データベースを通じて業務設計をする、と考えてほしい。

これは別に人員削減しようという話ではない。せっかく確保した人材を、機械的な提携業務に押し込めるのはもったいない話だし、機械的かつめんどくさい作業を人に押し付けることは、疲弊感を社内に広めてしまうもの。

僕の会社にも、こうした手動かつ属人的業務からの解放を主眼とする相談を多くいただくが、こうした点を重視する経営者がいる会社は、やっぱり元気で成長性が高いな、と思うのだった。銀行の融資担当者の方も、こうやって業務の自動化・非属人化を進めている企業にプラスな評価を上積みしたらいいんじゃないか、と思ったりする。

●ダメダメな設計にならないよう気をつけよう

ということで、業務改善に大きく役立つFileMakerだが、データベースは設計が命で、これがイマイチだと改善にならない。

ひとつ、わかりやすい指標を示してみよう。日常の業務処理内において「検索」機能を多用するような設計はマズい。検索はデータベースの重要な機能ではあるが、単にデータを放り込んで検索するというのは、FileMakerが素で持つ機能の延長線上に過ぎず、業務効率化のための専用アプリケーションを開発するという話とは次元が異なるのだ。

一般論だが、データのステータスに応じてポータルに表示する、という思想のほうが、より「専用アプリケーション」に近く、結果として得られるユーザインタフェースをみても、この差は歴然としてくる。

また、いわゆるデータモデリングと呼ばれる、データの持たせ方に関わる設計も重要だ。この点でFileMakerは、バージョン7以降で明確なお作法が存在する。これの説明にはそれなりに時間を要するが、大雑把にいうとテーブルオカレンスのグループ分けや、リレーションキーの明確化、といったあたりだ。

もし使用中のFileMakerデータベースが、中心となるテーブルオカレンスから放射状にリレーションを張っているなら、それは絶対に苦労の元であるし、世界中の開発者が頑張って固めてきたお作法に反しているから、ぜひとも再設計してほしい。

お作法を守っていれば、たとえ開発担当者が変更になってもデータベースの改変は可能。しかし、間違った設計のデータベースだと、開発した当人じゃないと何もいじれない。いや、当人にもいじれないことだってある。

ということで、データベースは設計が命。そして世の中には、残念ながら設計が明確に間違っているFileMakerデータベースが多い。だからこそ、僕も熱い想いで講習をしているのだ。

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「お作法を学ぼう! FileMaker再入門講座」
鹿児島県指宿市の熱心なユーザの方のおかげで、FileMaker講習が実現します。九州そして鹿児島県の離島方面の皆様、ぜひぜひご参加ください。7名以上集めていただければ、同様の講習はどこでも開催可能です。

開催日:2010年6月19日(土)9:00〜18:00(予定)
開催場所:鹿児島県指宿市(会場は調整中)
費用:税込38,000円(予定)
講師:茂田カツノリ
※少しだけ空席あります

【しげた・かつのり】 FileMaker公認トレーナー/FileMaker11認定デベロッパー。株式会社レクレアル代表取締役。Twitterが与える人生の変化があまりに大きすぎて驚いている44歳4児の父。あ、もうすぐ45歳だっ。

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