crossroads[83]業務引き継ぎ5つのポイント
── 若林健一 ──

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こんにちは、若林です。

3月というと多くの企業は年度末で、大きな企業だと組織改編に伴う異動があったり、転職、退職などで業務引き継ぎが他に比べて多い時期です。私も社内の転属や転職で引き継ぐほう、引き継がれるほうをやってきましたが、私なりに考える業務引き継ぎにおけるポイントをまとめてみました。





□引き継ぎ物件リストを作る

これは基本中の基本ですが、引き継ぎ物件はリストを作成するなどして必ず全体俯瞰できるようにしましょう。後任者は、自分が何を引き継いだかの全貌を知る必要があります。どれだけのものを引き継いだのかを網羅的に理解するためにも引き継いだもののリストは必要。

また、リストを作成することで、引き継ぐ方も何を引き継くべきかを確認できます。引き継ぎの打ち合わせの時にもリストに沿って進めることで、引き継ぎ漏れを防ぐ効果があります。口頭の伝達だけで引き継がれるものがないように、かならず項目を書いたものを用意しなければなりません。

□引き継ぐものと引き継がないものを分ける

当たり前と思われるかもしれませんが、これをきちんとやってないケースは多く、結果として「引き継がなくていいものを引き継いで」いることがあります。「必要かどうかよくわかんないけど、もしかしたら必要になるかもしれないので渡しておこう」こんな感じで引き継がれたデータや資料はまず不要です。

元々担当していたあなたが必要かどうかを判断できないものを、引き継いだ人に判断しろというのは無理があります。場合によっては、将来その方が別の方に引き継ぐ際にも、よくわからないまま引き継がれてしまう、ということが発生するかもしれません。

データであれば「引き継ぐフォルダ」と「引き継がないフォルダ」を作り、ひとつひとつ判断しながらそれぞれのフォルダに移動します。そして、最終的に「引き継ぐフォルダ」に残ったものを後任者に渡します。

ここで「引き継がないフォルダ」を作っているのは、やっぱり残す必要があったと判断した時にでも、取り戻せるようにするためです。

紙の書類のようなデータ以外のもの、同じように引き継ぐものと引き継がないものに分類し、何を後任者に渡すか渡さないかをきちんと吟味しましょう。これをやると、いかに自分が不要なものをため込んでいたかに気づけます。新天地では不要なものを溜め込まないように、日頃からの整理しなければ、ということも実感できます。

□重複している資料、データがないかを確認する

重複している資料やデータは、仮にそれが同じものだったとしても、引き継ぎを受けた方は同じかどうかを確認しなければ、どちらを使えば良いのかわかりません。

2つ目に示した「引き継ぐもの」と「引き継がないもの」を分類する際、他人が見て見分けがつかないデータや書類は、その時点でどちらが最新版でどちらを残すべきかを判断しましょう。

□大きなものは写真をつける

機器や設備など移動できない大きなものは、引継ぎ資料に写真を入れたが早い場合もあります。今はスマートフォンなどで簡単に写真が撮れますから、写真をうまく活用して、引き継ぎ資料の作成を効率化しましょう。

文章であれこれ説明されるよりも、設置場所の写真を一枚つけてもらった方が、後任者の理解も早いはず。引継ぎ資料を作成する側も手間が省けます。

□アカウントのパスワードや関連づけるメールアドレスを更新する

インターネット上のサービスを利用することが多い現在では、業務上必要なアカウントを引き継がなければならないこともあります。

自分が管理していたアカウントは、自分が使いやすいパスワードで運用している方も多いと思います。しかし、それをそのまま引き継いでしまうと、自分が普段使っているパスワードをそのままになっていたり、パスワードに使っている言葉に個人的な情報が含まれている場合もあります。

これらの情報が後任者に渡らないように、パスワードはあらかじめ変えておきましょう。後任者に渡すパスワードは、パスワード生成サイトなどでランダムに生成したものを使うと安心です。

また、引き継ぐアカウントに関連づけられたメールアドレスも、後任者が利用できるものに変えておきましょう。パスワード忘れ手続きの通知などは、関連づけられたメールアドレスに送られますし、サービスによっては現メールアドレスの持ち主の承認がなければ、メールアドレスの変更ができないものもあります。あなたのメールアドレスが使えるうちに、後任者と相談して必要な変更を行っておきましょう。

□きちんと引き継いで新天地へ向かおう

業務引き継ぎが必要となるシチュエーションはさまざまで、場合によっては引継ぎをきちんとやろうという、モチベーションが沸かないこともあるかもしれません。しかし、ひとりの社会人として後任者に迷惑をかけることのないよう、きちんと引継いで、自分自身も新天地に向かいたいものです。


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