こんにちは、若林です。前回「DojoCon Japan 2016」の紹介をしましたが、「DojoCon Japan 2016」に限らず無料のイベントに参加するにあたって、イベント主催者から参加者の方にお願いしたいことがあります。
無料のイベントや勉強会の場合、事前申し込みしたのに当日来ない、いわゆる「ドタキャン」が多いのです。それも「キャンセルします」と連絡をいただければまだマシな方で、連絡なく来ない「無断欠席」という方も多い。
参加者枠に制限がなく出入り自由といったイベントならともかく、席数の関係で事前受付をして人数を把握し、定員を超えた場合方についてはキャンセル待ちとしているようなイベントの場合、連絡なく欠席されるのはキビしい。
無料のイベントであれば、キャンセルしてもキャンセル料はかからないし、元々無料なんだから払い戻しの手間もかからない、主催者にも迷惑かからないだろうと考えられているのかもしれません。
とりあえず申し込んでおいて、その日の時点で行く気になれば行こうと考えている方や、場合によっては申し込んだことすら忘れてしまっている場合もあるようですが、それでは主催者側は困るのです。
●イベント開催にかかる費用
イベント開催にかかる費用は、大きく以下の三つに分類されます。
1）会場費（会場を借りるための費用）
2）運営費（備品などを購入する場合）
3）人件費（登壇者への謝礼金や交通費）
「会場費」については、公共の施設、学校の施設、会社の施設などを利用させていただける場合、大幅に下げられる、場合によっては無料になることもあります。
「運営費」は開催するイベントの内容にもよりますが、コミュニティメンバーが集まって活動するだけで成立する勉強会のようなものであれば、用意すべき備品がなかったり、メンバーが持っているものを持ち寄ることで費用をかけずに済ませることもできます。
「人件費」もコミュニティメンバーの中であれば、費用をかけずに済ませることもできます。これらの条件が揃えば、コストゼロで開催することも可能です。
「運営費」と「人件費」はコミュニティでなんとかなるけれど、「会場費」だけはどうしても避けられないという場合、「会場費」だけを参加人数で等分して負担、ということもよくあります。
●スポンサーによる支援
イベントへの参加者が数百人以上の規模にもなれば、スポンサー企業を獲得し参加者への広告を可能とする代わり、資金を提供していただくこともあります。
多くの場合、スポンサー費（スポンサー企業からイベント運営者に支払う費用）をランク分けし、金額の高いものには露出が大きくなる特典、例えばWebサイト上の表示エリアが大きい、見易いところに自社へのリンクが置かれる、イベント会場で人の流れの多いところを優先的に利用できるなどのメリットを設定します。
当然、スポンサー獲得のための活動や調整も必要になりますので、この規模になると運営メンバーの負担も大きくなってきます。
●有料と無料の境目
開催にかかるコストがスポンサー費用だけでは賄えない場合は、有料イベントとして開催するしかないのですが、有料のイベントと無料のイベントでは同じ会場でも利用にかかる費用が異なる（有料イベントの方が高くなる）こともあります。
会場費が上がる分を、スポンサー獲得か参加者費用値上げで対応しなければいけませんので、このバランスがまた難しいところです。
有料にした方が「無料だからとりあえず申し込むか」といった安易な動機の参加を排除できますので、言い方は失礼ですが「来場者の質」を上げることができると考えられますし、費用をいただいている分「ドタキャン」を少なくできるというメリットがありますので、少額であっても費用をいただいた方が運営者としては楽という面はあります。
ただ、非営利のコミュニティイベントの場合、このような難問をくぐり抜けながらも、できるだけ多くの方に来て欲しいという思いであえて無料にしていることも多いのです。
「ドタキャン」するなとは言いません、病気や個人的もしくは仕事上の緊急事態によって、参加できなくなることもあると思います。
ただ、無料だからキャンセルしても主催者側に迷惑がかからないだろう、と考えているのであればそれは違います。
参加しないことを決めた時点で、速やかにキャンセル手続きなり連絡をしていただくようお願いします。
【若林健一 / kwaka1208】
Web: http://kwaka1208.net/
Twitter: https://twitter.com/kwaka1208
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